Onboarding af personale: de første 90 dage med PBL

Når nye medarbejdere skal ind i en organisation, ser jeg ofte den samme fejl: onboarding bliver tænkt som informationsoverførsel. Man får mapper, møder, adgang til systemer og en række oplæg. Det kan være nødvendigt, men det er sjældent nok.

Jeg hedder Søren Peter Dalby Andersen, og når jeg arbejder med implementering af PBL, tænker jeg onboarding som didaktisk design. De første 90 dage handler ikke kun om at komme på plads. De handler om at lære, hvordan man arbejder, samarbejder, tager initiativ og bidrager fagligt i en konkret kontekst.

Hvis du vil have mere deltagelse, bedre faglig opstart og hurtigere praksisnær læring, så er PBL et stærkt greb allerede fra dag ét.

De første 90 dage sætter kulturen

En ny medarbejder lærer ikke kun organisationens opgaver. Vedkommende lærer også, hvad der tæller som godt arbejde, hvordan beslutninger bliver truffet, og hvor meget selvstændighed der er plads til. Derfor er onboarding i høj grad en kulturel og didaktisk opgave.

I praksis ser jeg ofte, at organisationer gerne vil have nysgerrige, ansvarlige og samarbejdende medarbejdere, men at de første uger er bygget op omkring passiv modtagelse. Det sender et uklart signal. Hvis man vil have handlekraft og refleksion, skal onboarding også træne handlekraft og refleksion.

Det er her PBL giver mening.

PBL i onboarding betyder ikke, at nye medarbejdere skal kastes ud på dybt vand uden støtte. Det betyder, at læringen organiseres omkring virkelige opgaver, tydelige rammer, løbende feedback og meningsfulde produkter. Med andre ord: læring gennem arbejde med virkelige problemstillinger, ikke kun læring om arbejdet.

Hvad jeg vil have på plads før start

Før jeg ville sætte et PBL-onboardingforløb i gang, ville jeg sikre mig, at designet hænger sammen med både funktion, læringsmål og organisationens praksis. Det gælder i skoler, i udviklingsmiljøer og i tværfaglige teams.

Hvis onboarding skal virke, skal det være tydeligt, hvad den nye medarbejder faktisk skal blive i stand til efter 30, 60 og 90 dage. Ikke bare hvad personen skal have hørt om.

Et greb der virker i klasserummet, virker også i onboarding: tænk progression før aktivitet. Start ikke med et spændende projekt. Start med spørgsmålet: Hvilken deltagelse skal medarbejderen kunne mestre, og hvilke erfaringer skal bygges op i hvilken rækkefølge?

Når jeg designer den slags forløb, holder jeg fast i nogle få principper:

• Autentisk opgave: Den nye medarbejder skal arbejde med noget, der ligner organisationens virkelige kerneopgaver.
• Tydelig progression: Første projekt skal være lille nok til at lykkes, men stort nok til at kræve tænkning og samarbejde.
• Facilitering frem for facit: Mentor eller leder skal guide processen uden at overtage den.
• Fælles sprog for læring: Brug modeller, så teamet kan tale om proces, kvalitet og næste skridt.
• Didaktisk sammenhæng: Tag afsæt i modellen med de 5 typer af PBL, de 8 grundelementer og karakteregenskabshjulet, så onboarding ikke bliver løsrevet aktivitet.

Hvis organisationen også arbejder med praksisfaglighed, vil jeg koble onboarding til de modeller, der allerede findes på praksisfaglighed.dk, især de 4 tilgange til praksisfaglighed, praksisfaglighedens 6 byggesten og procesvæggen. Det skaber genkendelighed og gør det lettere at arbejde med fælles didaktik på tværs.

En enkel 30, 60, 90-struktur

Jeg anbefaler næsten altid en tydelig 30, 60, 90-struktur. Ikke fordi virkeligheden altid passer i tre kasser, men fordi progressionen bliver lettere at lede og evaluere.

Her er en enkel model, som kan tilpasses både skoleverden, konsulentmiljøer og andre faglige organisationer:

Det afgørende er ikke, at alle følger præcis samme model. Det afgørende er, at onboarding bliver tænkt som en række meningsfulde erfaringer, hvor kompleksiteten stiger gradvist.

Jeg ville også sikre, at hver fase afsluttes med en kort refleksion: Hvad er lært, hvad er stadig uklart, og hvad skal næste fase træne?

Sådan kan de første projekter se ud

Når jeg taler om onboarding med PBL, mener jeg ikke nødvendigvis store projekter med mange uger og omfattende leverancer. I de første 90 dage er det ofte klogere at arbejde med små, skarpe projekter, som træner både faglighed og samarbejde.

Hvis en ny medarbejder skal ind i en skolekontekst, kunne første projekt være at analysere og justere et eksisterende undervisningsforløb med blik for praksisfaglighed og elevdeltagelse. Næste skridt kunne være at meddesigne et kort PBL-forløb sammen med kolleger. Først derefter giver det mening at stå mere selvstændigt med planlægning, gennemførelse og evaluering.

Hvis du vil have mere elevdeltagelse, så start med at lade den nye medarbejder arbejde med en konkret udfordring fra praksis. Ikke en teoretisk opgave om deltagelse, men en reel planlægningsopgave, hvor der skal træffes valg.

Her bruger jeg gerne tre didaktiske spørgsmål:

• Hvilken virkelig problemstilling skal projektet tage afsæt i?
• Hvilken type deltagelse skal medarbejderen øve?
• Hvordan bliver læringen synlig i et produkt, en præsentation eller en afprøvning?

Når onboardingforløbet skal tage afsæt i PBL, vil jeg også anbefale at bruge karakteregenskabshjulet aktivt. Ikke som vurderingsredskab med facit, men som refleksionssprog. Hvilke karakteregenskaber kalder opgaven på? Vedholdenhed, mod, ansvar, nysgerrighed, samarbejde? Det gør feedback langt mere præcis og mindre personfikseret.

På Klimazirkus ligger der materialer og inspiration, som kan hjælpe med at gøre PBL overskueligt i praksis. Hvis man ønsker et mere systematisk kompetenceløft, kan PBL-Pilot være en god mulighed. Ikke som hurtig løsning, men som et fælles afsæt for ledere og medarbejdere, der vil arbejde mere kvalificeret med implementering.

Mentorrollen skal ændre sig lidt

En af de største forskelle mellem traditionel onboarding og PBL-onboarding ligger i rollen som leder, mentor eller tovholder.

I praksis ser jeg ofte, at gode mentorer kommer til at hjælpe for hurtigt. Det sker af de bedste grunde. Man vil gerne være imødekommende, effektiv og støttende. Men hvis mentor hele tiden leverer svarene, bliver onboarding passiverende, selv om den er pakket ind som projektarbejde.

Det greb, der oftest virker bedst, er at flytte fra instruktion til facilitering. Det betyder ikke, at man holder sig tilbage. Det betyder, at man hjælper den nye medarbejder med at stille bedre spørgsmål, finde relevante ressourcer, afgrænse opgaven og få øje på kvalitet.

Det kræver også, at lederen accepterer en vis usikkerhed i begyndelsen. PBL ser sjældent lineært ud, særligt ikke i de første uger. Der vil være behov for afklaringer, justeringer og korte stop undervejs. Det er ikke tegn på dårlig onboarding. Det er en del af læringen.

Hvor implementering ofte går skævt

Når PBL ikke får fat i onboarding, skyldes det sjældent modstand mod læring. Det skyldes som regel uklart design.

Jeg møder især disse benspænd:

• For store opgaver
• Utydelige succeskriterier
• Mentor som problemløser
• For lidt tid til refleksion
• Manglende kobling til kerneopgaven
• Evaluering kun på produkt, ikke proces

Der er også en mere stille udfordring: Nogle organisationer taler varmt om PBL, men holder fast i en kultur, hvor fejl helst skal undgås, og hvor nye medarbejdere hurtigt bliver målt på at levere som erfarne kolleger. Så bliver PBL let en overflade uden reel læringsværdi.

Hvis onboarding skal lykkes, må der være plads til at øve sig med støtte.

Evaluer uden at gøre det til kontrol

Jeg anbefaler løbende opfølgning i alle tre faser. Ikke som bedømmelse af personen, men som indsamling af data om læring, deltagelse og designkvalitet. Her kan man bruge observationer, korte refleksionsskriv, samtaler, peer-feedback og vurdering af produkter.

Det vigtige er, at evalueringen hjælper næste skridt på vej. Hvis en ny medarbejder har svært ved at tage initiativ, er spørgsmålet ikke, hvad der er galt med personen. Spørgsmålet er, om opgaven var tydelig nok, om rammen var for åben, eller om støtten kom for sent.

Det afhænger altid af kontekst, og derfor skal onboarding justeres undervejs.

Jeg ville typisk stille spørgsmål som: Hvad gav mening i opgaven? Hvornår blev du usikker? Hvilken støtte hjalp faktisk? Hvilken støtte gjorde dig mere passiv? De svar giver langt mere værdi end et generelt tilfredshedsskema alene.

Når onboarding også skal styrke praksisfaglighed

I skoler og uddannelsesmiljøer giver det særlig god mening at koble onboarding sammen med praksisfaglighed. Nye medarbejdere skal ikke kun lære planer, mødestrukturer og materialer. De skal lære at designe undervisning, hvor elever får mulighed for at undersøge, skabe, afprøve og handle.

Her er det nyttigt at lade onboarding tage afsæt i konkrete didaktiske opgaver. Den nye medarbejder kan arbejde med at redesigne et forløb ud fra praksisfaglighedens 6 byggesten eller bruge procesvæggen som fælles planlægningsværktøj. På den måde bliver onboarding samtidig en faglig indføring i skolens pædagogiske retning.

Jeg vil også pege på to bøger, som mange kan have glæde af i det arbejde: Projektbaseret læring og innovation i en åben skole og Praksisfaglighed via PBL. De giver et godt fælles sprog, når man vil fra gode intentioner til konkret didaktik.

Hvis du sidder med ansvar for onboarding, ledelse eller kompetenceudvikling og vil omsætte PBL mere systematisk i de første 90 dage, er du velkommen til at skrive til mig på snitfladen@gmail.com eller tage fat på LinkedIn: Søren Peter Dalby Andersen. Jeg hjælper gerne med at kvalificere de første skridt, så det bliver noget, man kan gå i gang med med det samme.